Prowadzenie własnej działalności gospodarczej w ramach samozatrudnienia w Wielkiej Brytanii niesie ze sobą wiele korzyści, ale też obowiązków — jednym z nich jest rozliczenie podatku. Proces ten może wydawać się skomplikowany, szczególnie dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z samozatrudnieniem, dlatego warto dowiedzieć się więcej o tym, jak wygląda rozliczenie Self Assessment dla self-employed. W poniższym artykule omówimy krok po kroku, jak przygotować się do rozliczenia self-employed w UK, jakie są kluczowe terminy i kiedy możemy liczyć na zwrot podatku.

Kiedy trzeba rozliczyć się z podatku jako osoba samozatrudniona?

Na początku warto podkreślić, że nie każdy musi rozliczać się z podatku. Określone są konkretne progi dochodowe, które prowadzą do zaistnienia obowiązku rozliczenia poprzez złożenie Self Assessment — staje się tak m.in., kiedy w danym roku podatkowym:

  • Twoje dochody z samozatrudnienia przekroczą £1,000 (przed odliczeniem przysługujących Ci ulg),
  • osiągniesz dochód z wynajmu nieruchomości przekraczający £2,500 (w przypadku wynajmu w ramach The Rent a Room Scheme próg dochodowy jest wyższy — opłacenie podatku i złożenie tax return jest wymagane po przekroczeniu £7,500),
  • uzyskasz nieopodatkowany dochód większy niż £2,500 np. z napiwków,
  • Twoje dochody z inwestycji lub oszczędności przekraczają £10,000,
  • Ty, lub Twój partner, zarabiacie ponad £50,000 i pobieracie Child Benefit,
  • Twój opodatkowany dochód przekracza £100,000,
  • uzyskujesz dochody z zagranicy.

Warto też pamiętać, że jeśli prowadzisz działalność gospodarczą jako self-employed, składając tax return, musisz uwzględnić informacje o wszystkich źródłach dochodu — np. osoby, które pracują jednocześnie na etacie, muszą w rozliczeniu wykazać również zarobki uzyskane w ramach zatrudnienia, które zostały już rozliczone przez pracodawcę.

Jak rozliczyć się jako self-employed w UK?

Kiedy wiesz już, że obowiązuje Cię rozliczenie Self Assessment, masz przed sobą dwie opcje. Możesz oczywiście zdecydować się na rozliczenie Self Assessment w UK na własną rękę — wymaga to jednak poświęcenia czasu na dopełnienie niezbędnych formalności oraz znajomości aktualnych przepisów. Najwygodniejszą i preferowaną przez większość przedsiębiorców opcją jest zatrudnienie profesjonalnej firmy, która zajmie się wszelkimi formalnościami. Właśnie takie usługi oferujemy w PolAccount. Wieloletnie doświadczenie w księgowości, jakie posiadają nasi pracownicy, sprawia, że możemy zapewnić terminowe i zgodne z obowiązującymi przepisami rozliczenie podatkowe Twojej działalności tak, żebyś nie musiał niczym się martwić. Jeśli chcesz, by Twoimi podatkami zajęli się eksperci, skontaktuj się z nami!

Sam proces rozliczenia Self Assessment dla self-employed w Wielkiej Brytanii wygląda następująco:

  1. Jeśli nie składałeś wcześniej rozliczenia Self Assessment, najpierw musisz zarejestrować się w systemie. Możesz zrobić to online lub drogą pocztową.
    • Jeśli rejestrujesz się do rozliczenia Self Assessment online: Utwórz biznesowe konto podatkowe na stronie HMRC (HM Revenue & Customs). Po zalogowaniu dodaj do niego rozliczenie Self Assessment i składki na National Insurance (class 2).
    • Jeśli rejestrujesz się do rozliczenia Self Assessment offline: Wypełnij formularz CWF1, by zarejestrować się w systemie Self Assessment i jako płatnik składek na National Insurance (class 2), a następnie wyślij go na adres HMRC.
  2. Do rozliczenia online potrzebny będzie numer referencyjny (UTR — Unique Taxpayer Reference), który otrzymasz w liście rejestracyjnym z HMRC w ciągu 15 dni roboczych od rejestracji (jeśli wnioskujesz z zagranicy, na uzyskanie UTR możesz czekać dłużej, bo do 21 dni roboczych). Numer UTR możesz otrzymać wcześniej, jeśli korzystasz z aplikacji HMRC.
  3. Uzupełnij rozliczenie podatkowe — pamiętaj, by wcześniej przygotować niezbędne informacje dotyczące przychodów, a także wydatków, które mogą być odliczone od podatku. W razie pomyłki dane możesz poprawić w ciągu 12 miesięcy od ostatecznego terminu złożenia Self Assessment — online lub w formie papierowej.
  4. Na podstawie podanych w rozliczeniu informacji HMRC wyliczy wysokość należnego podatku dochodowego, który musisz zapłacić do 31 stycznia.

Jak obliczyć podatek self-employed?

Przy obliczaniu podatku dochodowego należy uwzględnić wszystkie przychody z danego roku podatkowego — w tym celu niezbędne jest prowadzenie dokładnej dokumentacji, co pozwoli szybko i bez problemu uzupełnić zeznanie podatkowe. Warto pamiętać też o możliwości odliczenia kosztów prowadzenia działalności, dzięki czemu możesz zmniejszyć należność wobec HMRC — wszystkie wydatki również muszą być właściwie udokumentowane.

Kolejną istotną kwestią są progi podatkowe, które określają wysokość podatku dochodowego dla poszczególnych przedziałów wysokości zarobków. W roku podatkowym 2024/25 wynoszą:

  • Personal Allowance (kwota wolna od podatku): do £12,570
  • Podstawowa stawka (20%): od £12,571 do £50,270
  • Wyższa stawka (40%): od £50,271 to £125,140
  • Dodatkowa stawka (45%): od £125,140

Kiedy złożyć Self Assessment? Ważne daty

Rok podatkowy w Wielkiej Brytanii trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia kolejnego roku kalendarzowego. Jeśli składasz rozliczenie Self Assessment w roku podatkowym 2024/25, musisz pamiętać, by:

  • zarejestrować się w HMRC do 5 października 2025 roku, jeśli rozliczenie Self Assessment składasz po raz pierwszy,
  • złożyć rozliczenie w HMRC do 31 października 2025 roku — jeśli składasz je w formie papierowej,
  • złożyć rozliczenie w HMRC do 31 stycznia 2026 roku — jeśli składasz je w formie elektronicznej,
  • zapłacić należny podatek do 31 stycznia 2026 roku.

Co grozi za opóźnienia lub brak rozliczenia Self Assessment?

Jeśli obowiązuje Cię rozliczenie z podatku w systemie Self Assessment, bardzo ważne jest przestrzeganie podanych wyżej terminów. Złożenie zeznania podatkowego po czasie może skutkować nałożeniem kary finansowej — w wysokości £100, jeśli opóźnienie jest mniejsze niż trzy miesiące. Większe przekroczenie terminu oraz spóźnienia w uregulowaniu należnego podatku mogą prowadzić do dalszych kar.

Uniknięcie konieczności opłacenia kary możliwe jest jedynie w przypadku wystąpienia uzasadnionego usprawiedliwienia, np. udokumentowana śmierć w rodzinie, nagły pobyt w szpitalu lub pogorszenie stanu zdrowia.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia samozatrudnienia w UK?

Warto przygotować wcześniej wszystkie dokumenty i informacje niezbędne, by wypełnić zeznanie podatkowe, dzięki czemu cały proces przebiegnie bez zakłóceń. Do złożenia rozliczenia Self Assessment potrzebne będą:

  • Twój UTR i numer National Insurance,
  • szczegółowe informacje na temat Twoich zarobków osiąganych w ramach samozatrudnienia (jeśli w danym roku podatkowych pracowałeś również na etacie potrzebny będzie też formularz P45 lub P60),
  • udokumentowane wydatki związane z kosztami prowadzenia działalności,
  • dowody wpłat na organizacje charytatywne i inne cele uprawniające do ulg podatkowych,
  • informacje dotyczące pobieranych w czasie danego roku podatkowego zasiłków, które podlegają opodatkowaniu, np. zasiłku dla bezrobotnych.

Jakie koszty można odliczyć od opodatkowanego przychodu w ramach Self Employment?

Od podatku odliczyć można tylko wydatki związane z prowadzeniem działalności, które mogą obejmować m.in. koszty: utrzymania biura, podróży służbowych, odzieży służbowej, zatrudnienia pracowników, zakupu materiałów czy reklamy. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnego wydatku pomoc można uzyskać w HMRC lub korzystając z pomocy biura rachunkowego.

Jak uzyskać zwrot nadpłaconego podatku dla self-employed w UK?

W przypadku opłacenia zbyt wysokiej kwoty podatku (np. z powodu błędnego wypełnienia rozliczenia podatkowego) możliwe jest złożenie wniosku do HMRC o zwrot podatku. Możesz zrobić to online, korzystając ze swojego konta w systemie Self Assessment. Co jednak istotne, termin złożenia wniosku wpływa na możliwość uzyskania zwrotu — jeśli w terminie 45 dni od zgłoszenia masz do zapłacenia kolejny podatek, kwota zwrotu może zostać odliczona od tej należności zamiast wypłacona.

Jeśli w ramach samozatrudnienia pracujesz jako podwykonawca (subcontractor), a Twoja praca jest objęta Construction Industry Scheme (CIS), wykonawca (contractor) odlicza od Twoich zarobków kwotę na rzecz podatku, którą przekazuje do HMRC. Potwierdzenie tych odliczeń otrzymasz od wykonawcy w Annual CIS Statement za dany rok podatkowy, na podstawie którego złożysz tax return. Możesz wnioskować o zwrot z odliczeń na podatek, korzystając z formularza CIS 40 (jeśli wnioskujesz w trakcie roku podatkowego) lub tax return (jeśli wnioskujesz po zakończeniu roku podatkowego).

Potrzebujesz pomocy w rozliczeniu samozatrudnienia w UK?

Jeśli nie czujesz się na siłach, by uporać się z tym zadaniem samodzielnie lub po prostu wolisz skupić swoją uwagę na innych aspektach działalności, współpraca z biurem rachunkowym jest najlepszym rozwiązaniem. Specjaliści PolAccount mają wieloletnie doświadczenie i żadne zagadnienia związane z brytyjskim systemem podatkowym nie stanowią dla nich tajemnicy. Oferujemy kompleksowe usługi dopasowane do potrzeb Twojej firmy, dzięki czemu zyskasz pewność, że wszystkie zobowiązania wobec urzędu skarbowego zostaną dopełnione właściwie i w terminie. Zachęcamy do kontaktu!