Rozliczenie self-employed krok po kroku

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej w ramach samozatrudnienia w Wielkiej Brytanii niesie ze sobą wiele korzyści, ale też obowiązków - jednym z nich jest rozliczenie podatku. Proces ten może wydawać się skomplikowany, szczególnie dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z samozatrudnieniem, dlatego warto dowiedzieć się więcej o tym, jak wygląda rozliczenie Self Assessment dla self-employed. W poniższym artykule omówimy krok po kroku, jak przygotować się do rozliczenia self-employed w UK, jakie są kluczowe terminy i kiedy możemy liczyć na zwrot podatku.

Kiedy trzeba rozliczyć się z podatku jako osoba samozatrudniona?

Na początku warto podkreślić, że nie każdy musi rozliczać się z podatku. Określone są konkretne progi dochodowe, które prowadzą do zaistnienia obowiązku rozliczenia poprzez złożenie Self Assessment - staje się tak m.in., kiedy w danym roku podatkowym:

• Twoje dochody z samozatrudnienia przekroczą £1,000 (przed odliczeniem przysługujących Ci ulg),

• osiągniesz dochód z wynajmu nieruchomości przekraczający £2,500 (w przypadku wynajmu w ramach The Rent a Room Scheme próg dochodowy jest wyższy - opłacenie podatku i złożenie tax return jest wymagane po przekroczeniu £7,500),

• uzyskasz nieopodatkowany dochód większy niż £2,500 np. z napiwków,

• Twoje dochody z inwestycji lub oszczędności przekraczają £10,000,

• Ty, lub Twój partner, zarabiacie ponad £50,000 i pobieracie Child Benefit,

• Twój opodatkowany dochód przekracza £100,000,

• uzyskujesz dochody z zagranicy.

Warto też pamiętać, że jeśli prowadzisz działalność gospodarczą jako self-employed, składając tax return, musisz uwzględnić informacje o wszystkich źródłach dochodu - np. osoby, które pracują jednocześnie na etacie, muszą w rozliczeniu wykazać również zarobki uzyskane w ramach zatrudnienia, które zostały już rozliczone przez pracodawcę.

Jak rozliczyć się jako self-employed w UK?

Kiedy wiesz już, że obowiązuje Cię rozliczenie Self Assessment, masz przed sobą dwie opcje. Możesz oczywiście zdecydować się na rozliczenie Self Assessment w UK na własną rękę - wymaga to jednak poświęcenia czasu na dopełnienie niezbędnych formalności oraz znajomości aktualnych przepisów. Najwygodniejszą i preferowaną przez większość przedsiębiorców opcją jest zatrudnienie profesjonalnej firmy, która zajmie się wszelkimi formalnościami. Właśnie takie usługi oferujemy w PolAccount. Wieloletnie doświadczenie w księgowości, jakie posiadają nasi pracownicy, sprawia, że możemy zapewnić terminowe i zgodne z obowiązującymi przepisami rozliczenie podatkowe Twojej działalności tak, żebyś nie musiał niczym się martwić. Jeśli chcesz, by Twoimi podatkami zajęli się eksperci, skontaktuj się z nami!

Sam proces rozliczenia Self Assessment dla self-employed w Wielkiej Brytanii wygląda następująco:

• Jeśli nie składałeś wcześniej rozliczenia Self Assessment, najpierw musisz zarejestrować się w systemie. Możesz zrobić to online lub drogą pocztową.

Jeśli rejestrujesz się do rozliczenia Self Assessment online: Utwórz biznesowe konto podatkowe na stronie HMRC (HM Revenue & Customs). Po zalogowaniu dodaj do niego rozliczenie Self Assessment i składki na National Insurance (class 2).

• Jeśli rejestrujesz się do rozliczenia Self Assessment offline: Wypełnij formularz CWF1, by zarejestrować się w systemie Self Assessment i jako płatnik składek na National Insurance (class 2), a następnie wyślij go na adres HMRC.

• Do rozliczenia online potrzebny będzie numer referencyjny (UTR - Unique Taxpayer Reference), który otrzymasz w liście rejestracyjnym z HMRC w ciągu 15 dni roboczych od rejestracji (jeśli wnioskujesz z zagranicy, na uzyskanie UTR możesz czekać dłużej, bo do 21 dni roboczych). Numer UTR możesz otrzymać wcześniej, jeśli korzystasz z aplikacji HMRC.

• Uzupełnij rozliczenie podatkowe - pamiętaj, by wcześniej przygotować niezbędne informacje dotyczące przychodów, a także wydatków, które mogą być odliczone od podatku. W razie pomyłki dane możesz poprawić w ciągu 12 miesięcy od ostatecznego terminu złożenia Self Assessment - online lub w formie papierowej.

• Na podstawie podanych w rozliczeniu informacji HMRC wyliczy wysokość należnego podatku dochodowego, który musisz zapłacić do 31 stycznia.

Jak obliczyć podatek self-employed?

Przy obliczaniu podatku dochodowego należy uwzględnić wszystkie przychody z danego roku podatkowego - w tym celu niezbędne jest prowadzenie dokładnej dokumentacji, co pozwoli szybko i bez problemu uzupełnić zeznanie podatkowe. Warto pamiętać też o możliwości odliczenia kosztów prowadzenia działalności, dzięki czemu możesz zmniejszyć należność wobec HMRC - wszystkie wydatki również muszą być właściwie udokumentowane.

Kolejną istotną kwestią są progi podatkowe, które określają wysokość podatku dochodowego dla poszczególnych przedziałów wysokości zarobków. W roku podatkowym 2024/25 wynoszą:

• Personal Allowance (kwota wolna od podatku): do £12,570

• Podstawowa stawka (20%): od £12,571 do £50,270

• Wyższa stawka (40%): od £50,271 to £125,140

• Dodatkowa stawka (45%): od £125,140

Kiedy złożyć Self Assessment? Ważne daty

Rok podatkowy w Wielkiej Brytanii trwa od 6 kwietnia do 5 kwietnia kolejnego roku kalendarzowego. Jeśli składasz rozliczenie Self Assessment w roku podatkowym 2024/25, musisz pamiętać, by:

• zarejestrować się w HMRC do 5 października 2025 roku, jeśli rozliczenie Self Assessment składasz po raz pierwszy,

• złożyć rozliczenie w HMRC do 31 października 2025 roku - jeśli składasz je w formie papierowej,

• złożyć rozliczenie w HMRC do 31 stycznia 2026 roku - jeśli składasz je w formie elektronicznej,

• zapłacić należny podatek do 31 stycznia 2026 roku.

Co grozi za opóźnienia lub brak rozliczenia Self Assessment?

Jeśli obowiązuje Cię rozliczenie z podatku w systemie Self Assessment, bardzo ważne jest przestrzeganie podanych wyżej terminów. Złożenie zeznania podatkowego po czasie może skutkować nałożeniem kary finansowej - w wysokości £100, jeśli opóźnienie jest mniejsze niż trzy miesiące. Większe przekroczenie terminu oraz spóźnienia w uregulowaniu należnego podatku mogą prowadzić do dalszych kar.

Uniknięcie konieczności opłacenia kary możliwe jest jedynie w przypadku wystąpienia uzasadnionego usprawiedliwienia, np. udokumentowana śmierć w rodzinie, nagły pobyt w szpitalu lub pogorszenie stanu zdrowia.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia samozatrudnienia w UK?

Warto przygotować wcześniej wszystkie dokumenty i informacje niezbędne, by wypełnić zeznanie podatkowe, dzięki czemu cały proces przebiegnie bez zakłóceń. Do złożenia rozliczenia Self Assessment potrzebne będą:

• Twój UTR i numer National Insurance,

• szczegółowe informacje na temat Twoich zarobków osiąganych w ramach samozatrudnienia (jeśli w danym roku podatkowych pracowałeś również na etacie potrzebny będzie też formularz P45 lub P60),

• udokumentowane wydatki związane z kosztami prowadzenia działalności,

• dowody wpłat na organizacje charytatywne i inne cele uprawniające do ulg podatkowych,

• informacje dotyczące pobieranych w czasie danego roku podatkowego zasiłków, które podlegają opodatkowaniu, np. zasiłku dla bezrobotnych.

Jakie koszty można odliczyć od opodatkowanego przychodu w ramach Self Employment?

Od podatku odliczyć można tylko wydatki związane z prowadzeniem działalności, które mogą obejmować m.in. koszty: utrzymania biura, podróży służbowych, odzieży służbowej, zatrudnienia pracowników, zakupu materiałów czy reklamy. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnego wydatku pomoc można uzyskać w HMRC lub korzystając z pomocy biura rachunkowego.

Jak uzyskać zwrot nadpłaconego podatku dla self-employed w UK?

W przypadku opłacenia zbyt wysokiej kwoty podatku (np. z powodu błędnego wypełnienia rozliczenia podatkowego) możliwe jest złożenie wniosku do HMRC o zwrot podatku. Możesz zrobić to online, korzystając ze swojego konta w systemie Self Assessment. Co jednak istotne, termin złożenia wniosku wpływa na możliwość uzyskania zwrotu - jeśli w terminie 45 dni od zgłoszenia masz do zapłacenia kolejny podatek, kwota zwrotu może zostać odliczona od tej należności zamiast wypłacona.

Jeśli w ramach samozatrudnienia pracujesz jako podwykonawca (subcontractor), a Twoja praca jest objęta Construction Industry Scheme (CIS), wykonawca (contractor) odlicza od Twoich zarobków kwotę na rzecz podatku, którą przekazuje do HMRC. Potwierdzenie tych odliczeń otrzymasz od wykonawcy w Annual CIS Statement za dany rok podatkowy, na podstawie którego złożysz tax return. Możesz wnioskować o zwrot z odliczeń na podatek, korzystając z formularza CIS 40 (jeśli wnioskujesz w trakcie roku podatkowego) lub tax return (jeśli wnioskujesz po zakończeniu roku podatkowego).

Potrzebujesz pomocy w rozliczeniu samozatrudnienia w UK?

Jeśli nie czujesz się na siłach, by uporać się z tym zadaniem samodzielnie lub po prostu wolisz skupić swoją uwagę na innych aspektach działalności, współpraca z biurem rachunkowym jest najlepszym rozwiązaniem. Specjaliści PolAccount mają wieloletnie doświadczenie i żadne zagadnienia związane z brytyjskim systemem podatkowym nie stanowią dla nich tajemnicy. Oferujemy kompleksowe usługi dopasowane do potrzeb Twojej firmy, dzięki czemu zyskasz pewność, że wszystkie zobowiązania wobec urzędu skarbowego zostaną dopełnione właściwie i w terminie. Zachęcamy do kontaktu!